Privacyverklaring

Uw dossier bevat persoonsgegevens: uw naam en adres, foto's van uw woning en soms financiële gegevens. In deze verklaring leest u hoe wij daarmee omgaan. [Naam bv nader te bepalen] is verwerkingsverantwoordelijke.

Waarvoor en op welke grondslag

Wij verwerken uw gegevens om de overeenkomst met u uit te voeren: uw dossier inlezen, toetsen en een concept opstellen. Wij vragen geen bijzondere persoonsgegevens. Staan die toch in uw dossier, bijvoorbeeld medische gegevens, dan nemen wij ze niet op in een zoekindex.

De termijnen van uw zaken volgen wij in uw account en wij sturen u herinneringen; dat hoort bij de dienst. Per e-mail alleen naar een e-mailadres dat u heeft bevestigd.

Bevingsmeldingen van de Aardbevingskaart (aardbevingskaart.nl) staan los van een account. Stelt u daar een melding in, dan verwerken wij uw e-mailadres, het gekozen punt op de kaart, het adres zoals u het zocht (als u dat deed) en de gekozen grens, om u een e-mail te sturen bij een nieuwe beving die op dat punt die grens bereikt. Grondslag: uw toestemming. De melding werkt pas nadat u haar via de link in de bevestigingsmail heeft bevestigd. U trekt uw toestemming in met de afmeldlink in elke e-mail. Wij gebruiken deze gegevens niet voor iets anders, volgen niet of u de e-mails opent en slaan uw IP-adres niet op bij de melding.

Bezoekersstatistieken

Om te zien hoeveel mensen deze site en de Aardbevingskaart bezoeken, tellen wij bezoeken met Umami, dat wij zelf hosten op onze server in de EU. Er gaat niets naar een ander bedrijf. Wij gebruiken daarvoor geen cookies en slaan niets op in uw browser. Per bezoek tellen wij alleen de pagina zonder persoonlijke delen (geen zaaknummer, geen link uit een e-mail; bij de kaart nooit het gekozen punt of adres), de website waar u vandaan kwam (alleen de naam van die site), de schermgrootte, de taal van uw browser en het type browser en apparaat. Uw IP-adres gebruiken wij alleen even: om het land en de regio af te leiden, en om er een anonieme code van te maken die elke maand verandert, zodat wij een bezoeker binnen die maand niet dubbel tellen. Het IP-adres zelf bewaren wij niet. Staat in uw browser ‘Do Not Track’ of ‘Global Privacy Control’ aan, dan tellen wij uw bezoek niet. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de site te verbeteren.

De gratis eerste analyse

De gratis eerste analyse krijgt u één keer, en per adres van de woning wordt zij één keer gegeven. Om dat te controleren, ook als u uw account verwijdert en opnieuw registreert, bewaren wij een versleutelde code (hash) van uw e-mailadres, van het adres van de woning en van het zaaknummer van het IMG in het adviesrapport, nooit het e-mailadres, het adres of het zaaknummer zelf. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om misbruik van het gratis aanbod te voorkomen. Wij bewaren deze code drie jaar na de laatste gratis analyse en verwijderen haar daarna automatisch. U kunt bezwaar maken tegen deze verwerking.

Stukken die wij niet accepteren of niet vertrouwen

Lijkt een upload op een rapport maar herkennen wij hem niet als stuk van het IMG, of heeft een bestand kenmerken van een mogelijke aanval (bijvoorbeeld verborgen programmacode), dan verwerken wij het niet. Het bestand blijft versleuteld bewaard in een aparte opslag (quarantaine) tot een medewerker het heeft beoordeeld. Dat geldt ook als u het stuk, uw zaak of uw account intussen verwijdert: het verdwijnt dan uit uw zaak en uw account, maar de kopie blijft bewaard tot de beoordeling. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij de beveiliging van de dienst. Een aanval via een geüpload bestand moet herkend kunnen worden voordat de sporen ervan kunnen worden gewist.

Na de beoordeling geldt: een onterecht geweigerd stuk geven wij vrij in uw zaak (als die nog bestaat); een onschuldig bestand verwijderen wij direct; een bestand dat een aanval blijkt, bewaren wij als bewijs tot één jaar na de beoordeling en verwijderen wij daarna automatisch. Dat een stuk is geweigerd en waarom, leggen wij vast zonder de inhoud.

Waar uw gegevens blijven

• Uw stukken worden versleuteld opgeslagen bij een hostingpartij in de EU, per zaak gescheiden.
• Stappen met veel persoonsgegevens (inlezen en redigeren) draaien op onze eigen server.
• Voor sommige stappen gebruiken wij taalmodellen van externe aanbieders. Met elke aanbieder die persoonsgegevens kan zien sluiten wij een verwerkersovereenkomst; waar mogelijk worden gegevens daar niet bewaard.
• Wij gebruiken uw gegevens nooit om modellen te trainen, en zaken worden niet tussen gebruikers gedeeld.

Wie toegang heeft

U, en een advocaat als u die uitnodigt. Daarnaast mogen medewerkers van de Bevingsschade-assistent uw geüploade stukken inzien: om geweigerde of verdachte bestanden te controleren, om u te helpen als u daarom vraagt, en voor de beveiliging van de dienst. Daarmee stemt u in bij het aanmaken van uw account. Een verdacht bestand bekijkt een medewerker eerst in een veilige weergave (afbeeldingen en tekst van de pagina's). Het bestand zelf downloadt een medewerker alleen als dat voor de beoordeling nodig is, met een reden die wij vastleggen. Elke inzage leggen wij vast: wie, welk stuk en waarom, zonder de inhoud.

Bewaartermijnen

• Uw zaak bewaren wij tot twee jaar na afronding; daarna wordt zij verwijderd. U kunt uw zaak eerder zelf verwijderen.
• Aanvragen aan taalmodellen en de antwoorden bewaren wij 30 dagen voor foutanalyse, daarna worden ze verwijderd.
• Logbestanden bevatten geen inhoud van uw documenten.
• De versleutelde code voor de gratis eerste analyse bewaren wij drie jaar na de laatste gratis analyse.
• Een geweigerd of verdacht bestand (quarantaine) bewaren wij tot een medewerker het heeft beoordeeld, ook na verwijderen door u. Is het een aanval, dan bewaren wij het als bewijs tot één jaar na de beoordeling.
• Een bevingsmelding van de Aardbevingskaart die u niet bevestigt, verwijderen wij na 48 uur. Een bevestigde melding bewaren wij tot u zich afmeldt; dan verwijderen wij uw e-mailadres, het punt en de verstuurde meldingen direct. Verstuurde meldingen bewaren wij verder hooguit 60 dagen.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie en verwijdering van uw gegevens, en u kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Contactgegevens volgen in de definitieve versie.

Voor een bevingsmelding van de Aardbevingskaart verwijdert u uw gegevens zelf met de afmeldlink in elke e-mail. Inzage of verwijdering kunt u ook bij ons aanvragen vanaf het e-mailadres van de melding.